Gestion administrative
Responsable du service des assemblées
Code ROME
K1419
Faible recrutement
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Faible recrutement
Tout savoir sur ce métier
Les missions principales
Le Responsable du service des assemblées gère la coordination et la préparation des assemblées générales.
Organise et supervise les assemblées générales et autres réunions décisionnelles
Assure la conformité des procédures et des documents légaux nécessaires pour les assemblées
Coordonne avec les différents départements pour la préparation des dossiers à présenter
Gère la logistique des événements liés aux assemblées, incluant la location de salles et l'équipement
Prépare et diffuse les convocations, ordres du jour, et procès-verbaux
Peut conseiller la direction sur les implications légales des décisions prises en assemblée
Organise et supervise les assemblées générales et autres réunions décisionnelles
Assure la conformité des procédures et des documents légaux nécessaires pour les assemblées
Coordonne avec les différents départements pour la préparation des dossiers à présenter
Gère la logistique des événements liés aux assemblées, incluant la location de salles et l'équipement
Prépare et diffuse les convocations, ordres du jour, et procès-verbaux
Peut conseiller la direction sur les implications légales des décisions prises en assemblée
Secteur d’activité
Ce métier s’inscrit dans le secteur Gestion administrative
Comment y accéder
Cet emploi est accessible avec un diplôme de niveau Bac +5, dans des formations incluant des dimensions juridiques et administratives.
Les compétences recherchées
Production, Construction, Qualité, Logistique
Aménagement
- Réaliser la mise en place du mobilier, du matériel audio-visuel et informatique des salles de réunions, de conférences
Logistique
- Mettre en oeuvre l'organisation matérielle et logistique d'un événement
Qualité
- Surveiller la conformité des procédures
Prévention des risques
- Vérifier le bon fonctionnement des équipements de la salle
Coopération, Organisation et Développement de ses compétences
Communication
- Organiser un conseil d'administration, une assemblée générale
- Communiquer les résultats aux parties prenantes
- Mettre en relation les différents acteurs d'un projet
- Présenter un bilan
- Organiser la diffusion de supports de communication
- Préparer et animer une réunion, un groupe de travail, un atelier
- Encadrer un public
- Travailler en réseau et coopérer avec des profils métiers diversifiés
- Assurer un rôle d'interface entre les différents services de l'entreprise
- Favoriser un environnement de travail collaboratif
- Savoir interagir à distance avec des outils de communication numérique (messageries, visioconférence)
- Participer à des réunions multidisciplinaires
- Communiquer les retards ou changements de programme
- Communiquer efficacement avec l'équipe pour assurer la cohérence du travail
- Organiser des réunions de coordination
- Préparer les dossiers pour les réunions du conseil d'administration
- Organiser des réunions efficaces
- Participer à des réunions stratégiques
- Préparer les dossiers techniques pour les réunions
- Planifier et organiser des réunions
- Assister techniquement pendant les réunions (problèmes de connexion, présentation des supports)
Organisation
- Archiver des dossiers et documents de référence
- Organiser des réunions internes, préparer l'ordre du jour, rédiger les comptes rendus
Savoir-être professionnels
- Avoir l'esprit d'équipe
- Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
- Faire preuve de rigueur et de précision
Pilotage, Gestion, Cadre réglementaire
Droit, contentieux et négociation
- Etablir un procès-verbal
Gestion administrative et comptable
- Rédiger un compte rendu de réunion
- Etablir une demande d'autorisation, de réservation
- Rédiger des procès-verbaux de séance du conseil municipal ou régional
- Etablir des rapports d'activité détaillés
- Gérer les plannings de réservation
- Coordonner les réservations et optimiser l'occupation de la salle
- Rédiger des comptes rendus de réunions
- Rédiger des comptes rendus de réunion clairs et concis
- Organiser les plannings des audiences et des réunions
- Planifier le calendrier des réunions et assemblées
- Préparer et équilibrer l’ordre du jour en collaboration avec les différents intervenants
- Envoyer les convocations aux participants
- Gérer les équipements nécessaires de la salle de réunion (audiovisuel, informatique)
Pilotage et maîtrise des coûts
- Assurer la gestion administrative et financière d'une activité
Développement économique
Stratégie de développement
- Diriger et gérer un ensemble, une structure, une organisation
- Synthétiser et mettre en forme des données pour les présenter lors de réunions stratégiques
- Organiser les réunions du conseil d'administration et des assemblées générales, préparer les documents nécessaires et rédiger les procès-verbaux
Management, Social, Soin
Management
- Animer, coordonner une équipe
- Renforcer la collaboration interdépartementale
- Assurer la liaison entre les différents départements
Communication, Création, Innovation, Nouvelles technologies
Communication, Multimédia
- Développer des stratégies de communication interne
- Organiser des événements internes
Data et Nouvelles technologies
- Analyser les impacts des décisions prises
- Maintenir à jour les documents officiels
- Contrôler la conformité des documents légaux
Contexte de travail
Conditions de travail et risques professionnels
- Possibilité de télétravail
- Travail en mode projet
Horaires et durée du travail
- Travail en journée
- Travail selon un rythme irrégulier et des pics d'activité
Statut emploi
- Salarié secteur privé (CDI, CDD)
- Salarié secteur public
Structure
- Collectivités territoriales
- Organisme public
Répartition des offres d’emploi
Contrat à durée indéterminée
75%
Contrat à durée déterminée
25%
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